Bewerbungsschreiben für die Kauffrau im Büromanagement

Hier finden Sie nützliche Verweise (Links) für Ihre Bewerbungsunterlagen als Bürokauffrau (Büromanagement) oder Bürokaufmann:

Welche Aufgaben erwarten Bürokaufleute? (Anforderungsprofil)

Das Aufgabengebiet einer Fachkraft für Büromanagement (Bürokaufleute) erstreckt sich über sowohl organisatorische als auch verwaltungstechnisch-kaufmännische Tätigkeiten. Ihnen obliegt die Verantwortung, die schriftliche Kommunikation zu bearbeiten, Präsentationen zu konzipieren, Büromaterialien zu beschaffen und Zeitpläne zu koordinieren. Ferner (darüber hinaus) ist es ihre Aufgabe, Geschäftsreisen und Events zu arrangieren und die Räumlichkeiten für Konferenzen vorzubereiten. Innerhalb des Personalwesens übernehmen sie die Koordination der Personaleinsatzplanung. Des Weiteren pflegen sie den Kontakt zu externen Dienstleistern, gewährleisten die vollständige Auftragsabwicklung und überwachen sämtliche Geldflüsse (Ein- und Ausgänge von Zahlungen). 

Je nach Industriesektor (Branche) zählt ferner die Beratung und Betreuung von Klienten zu ihren Aufgaben, wobei sie bei der Auswahl von Erzeugnissen oder Services behilflich sind. Beispielsweise leisten sie im öffentlichen Sektor Unterstützung bei der Einreichung von Anträgen, der Ausgabe von Dokumenten (wie Ausweisen und Pässen) oder der Klärung behördlicher Angelegenheiten. Hierbei verfügen sie über fundierte Kenntnisse der jeweils gültigen Bestimmungen und einzuhaltenden Termine. Im Rahmen der Auftragsnachbereitung wird von ihnen die Zufriedenheit des jeweiligen Auftraggebers festgestellt. Das Management von Reklamationen und Beschwerden ist dabei ebenso ein Bestandteil ihrer Arbeit. 

Die Erstellung von Geschäftskorrespondenz, Protokollen, Aktenvermerken und Berichten fällt in den Aufgabenbereich von Bürokaufleuten. Ferner fertigen sie Rechnungslegungen und statistische Auswertungen an. Zu ihren Pflichten gehört es auch, Gäste zu begrüßen, telefonische Anfragen entgegenzunehmen und diese an die jeweils zuständigen Kontaktpersonen zu vermitteln. Um dies zu gewährleisten, besitzen sie umfassende Kenntnisse über die Verantwortungsbereiche und Kompetenzen ihrer Vorgesetzten und des Kollegiums. In Abhängigkeit vom Betrieb ist es für Kaufleute für Bürokommunikation ebenfalls möglich, in Bereichen wie Personalverwaltung, Buchhaltung, Warenwirtschaft und Marketing tätig zu sein. 

Welche Aktivitäten und Fertigkeiten zeichnen Bürokaufleute aus? Eine Übersicht:

• Management von Büroabläufen: Bearbeitung des internen sowie externen Schriftguts, Konzeption und Gestaltung von Präsentationen, Vor- und Nachbereitung von Konferenzen, Anfertigung von Dienstplänen, Analyse von Daten, Begrüßung von Klienten, Koordination von Terminen und Urlaubszeiten, Postbearbeitung, Arrangement von Geschäftsreisen, Bestandspflege und Beschaffung von Büromaterial 
• Bestellungen und Finanzen: Annahme und Abwicklung von Auftragsarbeiten und Fakturen, Fakturierung (Rechnungserstellung), Kontrolle der Geldflüsse
• Kaufmännische Kontrolle und Leitung: Finanzbuchführung, Aufwand- und Ertragsrechnung, Aufgaben im Bereich des Controllings
• Personalmanagement: Verwaltung und Führung von Mitarbeiterakten, Erfassung von Präsenz- und Absenzzeiten, Unterstützung bei Gehaltsabrechnungen, Bestimmung und Selektion des Personalbedarfs, Ausarbeitung von Arbeitskontrakten
• Beschaffung und Logistikprozesse: Anforderung von Offerten, Platzierung von Bestellungen, Management und Überwachung des Lagerbestands, Kontrolle der Warenannahme, Abwicklung von Beanstandungen 
• Vertrieb und Marketingstrategien: Analyse der Klientenbedürfnisse, Ausarbeitung von Offerten, Konzipierung von Marketingstrategien, Betreuung der sozialen Medien, Realisierung von Online-Marketing-Kampagnen, Planung und Durchführung von Veranstaltungen 
• Spezifische Tätigkeiten im öffentlichen Sektor: Erstellung und Kontrolle von Budgetplänen, Entgegennahme von Bewerbungen oder Gesuchen, Bearbeitung komplexer Fragestellungen, Kenntnis der einzuhaltenden Fristen und Daten, Ausstellung amtlicher Dokumente, Beteiligung an administrativen Prozessen

Branchenübersicht: Einsatzgebiete für Bürokaufleute

• Baugewerbe und Architektur 
• Elektronikbranche 
• Automobilindustrie und Fahrzeugwartung
• Finanzdienstleistungssektor 
• Immobilienwirtschaft
• Gesundheitswesen und soziale Dienste
• Handelsbranche
• Hotel-, Gastronomie- und Tourismusbereich
• Informations- und Telekommunikationsbranche (IT) 
• Unternehmensführung und Consulting 
• Rechts- und Steuerwesen 
• Medien- und Informationsbranche 
• Metallverarbeitende Industrie 
• Maschinen- und Anlagenbau
• Transport- und Logistiksektor 
• Interessenverbände und Non-Profit-Organisationen
• Behörden und öffentliche Verwaltung 
• Sozialversicherungsanstalten
• Verteidigungssektor 

Erforderliche Kenntnisse und persönliche Kompetenzen für Bürokaufleute

Für Ihre Bewerbung als Bürokauffrau (im Bereich Büromanagement) oder Bürokaufmann sollten Sie neben einschlägiger Berufspraxis auch wesentliche Fachkenntnisse sowie geeignete persönliche Fähigkeiten hervorheben. Sie als Kandidat steigern Ihre Erfolgsaussichten maßgeblich, indem Sie belegen, dass sämtliche Vorgaben der Stellenausschreibung von Ihnen erfüllt werden. Im Folgenden erhalten Sie eine Aufzählung häufiger Erwartungen an Bürokaufleute:

Fachkenntnisse und Fertigkeiten:

• Ausgeprägtes Zahlenverständnis (beispielsweise zur Kalkulation von Preisen für Offerten oder zur Anfertigung von Kosten- und Ertragsrechnungen) 
• Starkes Sprachverständnis (etwa um Kommunikationsprozesse mit Klienten, Anrufern und Gästen effektiv zu gestalten und deren Aussagen präzise zu erfassen) 
• Zügige Auffassungs- und Verarbeitungsgabe (z. B. )
• Fähigkeit zur Konzentration und zum Gedächtnis (zum Beispiel, um auch in lärmintensiver Umgebung produktiv zu bleiben und sich Gesichter sowie Informationen von Personen einzuprägen und wiederzuerkennen)
• Flexibilität und Adaptionsvermögen (zum Beispiel, um fließend zwischen telefonischen Tätigkeiten, Aufgaben am Empfang und Computerarbeiten zu variieren) 
• Schnelligkeit in der Dateneingabe (etwa, um Informationen zügig am PC zu erfassen) 
• Kaufmännisches Geschick (beispielsweise zur Abschätzung der Kostenentwicklung) 
• Organisationstalent und Planungsgeschick (zum Beispiel für die Planung von Geschäftsreisen und Veranstaltungen sowie die Vorbereitung von Konferenzräumen) 
• Ausgeprägtes Textverständnis (etwa, um Arbeitsinstruktionen und Handelsvorschriften zu erfassen und adäquat anzuwenden) 

Soziale Kompetenzen und Persönlichkeitsmerkmale:

• Einsatzwille und Engagement (beispielsweise, um dringend anfallende Aufgaben vor einer Sitzung zu erledigen und flexibel zu reagieren)
• Gewissenhafte Arbeitsweise (etwa zur fehlerfreien Anfertigung von Geschäftskorrespondenz und Protokollen, zur präzisen Auswertung von Statistiken oder für Aufgaben in den Bereichen Finanz- und Rechnungswesen)
• Autonomie und Eigeninitiative (zum Beispiel für die selbstständige Konzeption und Organisation von Geschäftsreisen oder Events)
• Anpassungsfähigkeit (etwa, um zügig zwischen verschiedenen Aufgabenbereichen wie dem Empfang, Telefonaten oder der Computerarbeit zu wechseln) 
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit (beispielsweise zur effektiven Interaktion mit dem Kollegium, Gästen und Klienten sowie zur Klärung von Belangen) 
• Klienten- und Dienstleistungsorientierung (etwa, um auf spezifische Wünsche und Anliegen von Klienten einzugehen und passende Lösungsansätze für Herausforderungen zu erarbeiten)
• Fähigkeit zur Teamarbeit (zum Beispiel für die kollaborative Bearbeitung von Projekten mit Teammitgliedern und die interne Koordination)
• Konstruktiver Umgang mit Kritik (etwa, die Bereitschaft, eigene Fehltritte anzuerkennen und aus ihnen Erkenntnisse für die Zukunft zu gewinnen)

Erforderliche Qualifikationen für den Start einer Ausbildung zur Bürokauffrau:

Um die Zulassung zur Ausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement zu erhalten, ist es für Interessenten zwingend erforderlich, über mindestens einen Hauptschulabschluss oder einen Realschulabschluss zu verfügen. Des Weiteren favorisieren Ausbildungsunternehmen Kandidaten, die fundierte Kenntnisse in den nachstehenden Schulfächern aufweisen:

• Deutsche Sprache 
• Mathematik 
• Englische Sprache
• Wirtschaftskunde

Erfordernis für die Berufsausübung:

• Im Allgemeinen wird eine erfolgreich absolvierte Berufsausbildung als Bürokaufmann/-frau vorausgesetzt.

Verdienstmöglichkeiten für Bürokaufleute (im Bereich Büromanagement):

Bruttogehalt nach erfolgreich abgeschlossener Berufsausbildung oder akademischem Studium:

Minimum: 2.499 Euro

Maximum: 4.369 Euro

Medianwert: 3.338 Euro

Referenz: Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit (Die Grundlage der Daten bildet die Gesamtheit der in Deutschland sozialversicherungspflichtig vollzeitbeschäftigten Personen)

Beispielhafte Bewerbungsunterlagen für Bürokaufleute (Büromanagement)

Um Ihnen einen umgehenden Einstieg in Ihre Bewerbungsphase als Bürokauffrau zu ermöglichen, stellen wir Ihnen hier ein umfassendes Bewerbungsbeispiel zur Verfügung, welches ein Anschreiben, einen Lebenslauf und ein Deckblatt zum Herunterladen beinhaltet. Der Prozess ist unkompliziert: Laden Sie die Vorlage herunter, füllen Sie sie aus und versenden Sie sie! Bitte beachten Sie, dass der bereitgestellte Musterinhalt ausschließlich als Anregung dient und keinesfalls wörtlich übernommen werden sollte.

Lebenslauf-Vorlage