Steuerliche Absetzbarkeit von Verpflegungsmehraufwand bei Auswärtstätigkeit

Ob ein Kundengespräch, eine Fortbildungsveranstaltung oder der Besuch einer Fachmesse - Anlässe für geschäftliche Reisen ergeben sich fortlaufend. Für die tägliche Verpflegung entstehen hierbei regelmäßig erhöhte Ausgaben. Durch die Anwendung von Pauschalbeträgen für den Verpflegungsmehraufwand ist es möglich, das Finanzamt an diesen zusätzlichen Kosten zu beteiligen. Wir erläutern Ihnen nachfolgend den genauen Ablauf dieses Verfahrens.

Kompakt und übersichtlich

• Für höhere Verpflegungskosten auf Dienstfahrten sind Pauschalen vorgesehen.
• Diese Regelung greift bei einer Abwesenheit von über acht Stunden.
• Ihr Arbeitgeber kann Ihnen den Betrag steuerfrei auszahlen, alternativ können Sie ihn in Ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen und so Ihre Steuerlast mindern.
• Mit der Software WISO Steuer lassen sich Ihre selbst getragenen Reisekosten, einschließlich des Verpflegungsmehraufwands, steuerlich geltend machen.

Definition des Verpflegungsmehraufwands

Wenn Sie beruflich bedingt unterwegs sind, können diverse Reisekosten anfallen, die steuerlich abzugsfähig sind, wie beispielsweise Fahrt- und Übernachtungskosten. Häufig erstattet der Arbeitgeber nach Einreichung einer Reisekostenabrechnung die nachgewiesenen Ausgaben.

Sollten Sie jedoch die Kosten (teilweise) eigenständig tragen müssen, besteht die Möglichkeit, diese als Werbungskosten in Ihrer Steuererklärung anzugeben. Auf diese Weise erhalten Sie zumindest einen Teil Ihrer Ausgaben über die Steuerersparnis zurück. Dieser Vorteil kommt nicht nur Angestellten zugute, sondern beispielsweise auch Studierenden.

Selbstständige sind ohnehin dazu verpflichtet, ihre Reisekosten selbst zu tragen. Sie deklarieren ihre Aufwendungen als Betriebsausgaben in ihrer Steuererklärung.

Typische Beispiele für beruflich bedingte Fahrten sind:

• Termine bei Kunden
• Teilnahme an Messen und Ausstellungen
• Besuch von Kongressen
• Weiterbildungsmaßnahmen (wie Präsenzseminare)
• Beschaffung von Arbeitsmaterialien und anderen betrieblich notwendigen Gegenständen
• Fahrten zu anderen Zweigstellen und Standorten des Unternehmens
• Einsatzwechseltätigkeiten
• Bewerbungsgespräche

Selbstverständlich müssen Sie auch während der Zeit, in der Sie weder zu Hause noch an Ihrem regulären Arbeitsplatz sind, für Ihre Verpflegung sorgen. Da dies üblicherweise kostspieliger ist, existieren Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand. Weitere gebräuchliche Bezeichnungen hierfür sind: Verpflegungspauschale, Spesenpauschale oder Abwesenheitspauschale.

Für das Finanzamt ist unerheblich, wie viel Geld Sie tatsächlich vor Ort für Speisen und Getränke ausgegeben haben. Bei einer Dienstreise können Sie lediglich den Pauschbetrag für den Verpflegungsmehraufwand geltend machen. Dieser kann Ihnen vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Sollte dies nicht der Fall sein, haben Sie die Option, die Verpflegungspauschale als Werbungskosten in Ihrer Steuererklärung anzusetzen.

Ein erheblicher Vorteil der Pauschale besteht darin, dass Sie keinerlei Belege von Restaurants oder Imbissbuden aufbewahren müssen. Es genügt die Dokumentation des Tages sowie der exakten Abfahrts- und Ankunftszeiten Ihrer Dienstreise. Reiseanträge oder Reisekostenabrechnungen dienen als Nachweis zur Glaubhaftmachung der Reisekosten.

Höhe der Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand

Der Pauschbetrag für den Verpflegungsmehraufwand wird umgangssprachlich auch als Abwesenheitspauschale bezeichnet, da er maßgeblich von der Dauer der außerhäuslichen Tätigkeit abhängt. Entscheidend ist hierbei die Zeitspanne, in der Sie aus beruflichen Gründen von Ihrer Wohnung und Ihrem üblichen Arbeitsplatz abwesend sind. Hierbei werden neben der tatsächlichen Arbeitszeit am auswärtigen Ort auch die Reisezeiten mitberücksichtigt.

Seit dem Jahr 2020 gilt: Wenn die Dienstreise mehr als acht Stunden in Anspruch nimmt, können Sie einen Betrag von 14 Euro für den Verpflegungsmehraufwand pro Tag geltend machen (bis 2019 betrug dieser 12 Euro). Bei einer Abwesenheitsdauer von über 24 Stunden erhöht sich dieser Betrag auf das Doppelte, also 28 Euro (bis 2019: 24 Euro). Für mehrtägige Geschäftsreisen mit einer Übernachtung können Sie für den Tag der Anreise und den Tag der Abreise jeweils 14 Euro ansetzen.

Die Pauschbeträge im Überblick:

Diese Pauschalen finden gleichermaßen Anwendung für Angestellte, Studierende, Selbstständige und Gewerbetreibende.

Berücksichtigung von Verpflegungsmehraufwendungen in der Steuererklärung

Falls Ihr Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand nicht oder nur teilweise erstattet, haben Sie die Möglichkeit, diesen als Werbungskosten in Ihrer Steuererklärung anzuführen.

In der Software WISO Steuer können Sie dies im Abschnitt „Reisekosten' vornehmen. Hierfür stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung: Entweder Sie besitzen bereits eine umfassende Aufstellung Ihrer Reisekosten für das gesamte Jahr und können somit die einzelnen Posten (wie Fahrt- oder Übernachtungskosten) für die zusammengefassten Außerhaus-Tätigkeiten eingeben. Alternativ können Sie jede einzelne Dienstreise separat erfassen. Basierend auf Ihren Zeitangaben berechnet das Programm dann für jede Reise die spezifische Verpflegungspauschale.

Ihre Daten tragen Sie unter folgendem Pfad ein: Arbeitnehmer, Betriebsrentner und Pensionäre > Ausgabe (Werbungskosten) > Reisekosten

Wichtiger Hinweis:Erstattungen durch Ihren Arbeitgeber müssen Sie zwingend angeben. Wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen den steuerfreien Verpflegungsmehraufwand auszahlt, können Sie keine Verpflegungspauschale über die Steuererklärung geltend machen. Erhalten Sie durch Ihre Reisekostenabrechnungen eine vollständige Erstattung Ihrer Aufwendungen, entfällt die Notwendigkeit, Reisekosten in Ihrer Steuererklärung einzutragen.

Manche Arbeitgeber weisen auf der Lohnsteuerbescheinigung steuerfreie Verpflegungszuschüsse für Auswärtstätigkeiten aus. Dies ist jedoch keine verpflichtende Angabe.

Geltungsdauer der Abwesenheitspauschale

Die Pauschale wird für jede Dienstreise anhand der Abwesenheitstage von mehr als acht Stunden berechnet. Sie ist maximal für eine Außerhaus-Tätigkeit bis zu drei Monaten am selben Ort gültig.

Sofern die Dienstreise länger andauert, können Sie keinen weiteren Verpflegungsmehraufwand absetzen. Der Grund hierfür ist die Annahme des Finanzamts, dass Sie sich nach dieser Zeitspanne ausreichend eingelebt haben und günstigere Verpflegungsmöglichkeiten nutzen können. Folglich gibt es eine Begrenzung des Verpflegungsmehraufwands auf drei Monate.

Wird diese Drei-Monats-Frist jedoch mindestens für vier Wochen unterbrochen, beginnt eine neue Drei-Monats-Frist zu laufen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Sie zwischenzeitlich an einem anderen Arbeitsort tätig waren, Urlaub hatten oder krankheitsbedingt ausgefallen sind.

Unterschiedliche Pauschalen für verschiedene Länder

Die oben genannten Pauschalen sind ausschließlich für Außerhaus-Tätigkeiten innerhalb Deutschlands gültig. Bei Aufenthalten im Ausland kann es vorkommen, dass die Kosten für die Verpflegung dort höher sind. In solchen Fällen wäre die deutsche Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand möglicherweise unzureichend.

Daher veröffentlicht das Bundesministerium der Finanzen jährlich eine Aufstellung, in der die Abwesenheitspauschalen für das Ausland je nach Land festgelegt sind. Diese länderspezifischen Pauschalen für Auslandsreisen sind für das jeweilige Jahr gültig. Ansonsten finden die gleichen Regelungen wie bei Reisen innerhalb Deutschlands Anwendung.

Die jeweils aktuellen Pauschalen für die Verpflegung im Ausland sind für Sie in WISO Steuer hinterlegt. Wählen Sie einfach das Land aus, in dem Sie sich aufgehalten haben, und die entsprechenden Pauschbeträge werden automatisch korrekt berechnet.

Besonderheiten bei der Verpflegungspauschale

Die Erstattung des Verpflegungsmehraufwands durch den Arbeitgeber oder die nachträgliche Steuererstattung ist in der Regel unkompliziert. Es gibt jedoch einige spezielle Aspekte, die Sie berücksichtigen sollten:

Arbeitnehmer: Kürzungen bei Erstattungen durch den Arbeitgeber

Die Verpflegungspauschale dient dazu, Ihren Mehraufwand für die Verpflegung abzudecken. Wenn jedoch Ihr Arbeitgeber oder ein Dritter für Ihre Verpflegung aufkommt, müssen Sie die Pauschale entsprechend kürzen.

Die Verpflegungspauschale muss um den Wert jeder zur Verfügung gestellten Mahlzeit reduziert werden. Diese Kürzungen werden ebenfalls pauschal ermittelt und beziehen sich stets auf die Tagespauschale:

• Frühstück: Kürzung um 20 Prozent
• Mittagessen: Kürzung um 40 Prozent
• Abendessen: Kürzung um 40 Prozent
• Vollverpflegung: Kürzung um 100 Prozent

Beispiel: Sie haben vom 21. Mai 2024 bis zum 23. Mai 2024 an einem Seminar außerhalb Ihres üblichen Arbeitsortes teilgenommen. Anreisetag war der erste Seminartag, und Sie haben zwei Nächte im Hotel verbracht. Am letzten Seminartag traten Sie die Heimreise an.

Nach Ihrer Ankunft am ersten Abend lud Ihr Arbeitgeber sämtliche Seminarteilnehmer zu einem gemeinsamen Abendessen ein. Am zweiten Tag war das Frühstück im Hotel inklusive, ebenfalls vom Arbeitgeber übernommen. Mittags erhielten alle Teilnehmer kostenfreie kleine Snacks, die ebenfalls vom Unternehmen bezahlt wurden. Das Abendessen am zweiten Tag haben Sie selbst auf eigene Rechnung beglichen. Am Abreisetag konnten Sie nochmals auf Kosten des Unternehmens im Hotel frühstücken.

Die Berechnung der Verpflegungspauschale gestaltet sich wie folgt:

Doppelter Verpflegungsmehraufwand und pauschale Versteuerung durch den Arbeitgeber

Ihr Arbeitgeber hat die Möglichkeit, die ausgezahlten Pauschalen zu erhöhen, um Ihnen eine höhere finanzielle Unterstützung zukommen zu lassen.

Beispiel: Sie begeben sich am Montag auf eine Dienstreise und kehren am Freitag nach Hause zurück. Für diesen Zeitraum stehen Ihnen insgesamt 100 Euro als steuerfreier Verpflegungsmehraufwand zu (jeweils 14 Euro für Montag und Freitag sowie jeweils 24 Euro für die Tage von Dienstag bis Donnerstag). Ihr Arbeitgeber kann Ihnen zusätzlich 100 Euro auszahlen, sofern er darauf eine pauschale Lohnsteuer von 25 Prozent (zuzüglich Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer) abführt. Somit erhalten Sie insgesamt 200 Euro steuer- und abgabenfrei.

Der Arbeitgeber kann demnach die doppelte Verpflegungspauschale gewähren, wenn er den Mehrbetrag pauschal versteuert.

Verpflegungsmehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung

Verpflegungspauschalen sind nicht nur auf Dienstreisen anwendbar. Auch bei anderen außerhäuslichen Tätigkeiten können Sie diese geltend machen.

Sollten Sie für Ihre berufliche Tätigkeit eine Zweitwohnung benötigen, können Sie die damit verbundenen Mehrkosten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung als Werbungskosten absetzen. Dies schließt die Verpflegungspauschale für die ersten drei Monate ein, in denen Sie die Zweitwohnung beziehen.

In der Anfangszeit der Anmietung müssen Sie sich erst eingewöhnen und haben möglicherweise noch keine nutzbare Küche zur Verfügung. Den daraus resultierenden Mehraufwand können Sie zumindest für die ersten drei Monate absetzen. Hierbei gelten die gleichen Pauschalen wie bei Reisekosten.

Wenn Sie die doppelte Haushaltsführung für mindestens vier aufeinanderfolgende Wochen unterbrechen, beginnt die Drei-Monats-Frist von Neuem. Dies könnte beispielsweise der Fall sein, wenn Sie vorübergehend an einem anderen Arbeitsort tätig sind.

Regelungen für Studierende

Wenn Sie im Rahmen Ihres Studiums Studienreisen und Exkursionen unternehmen und die Kosten dafür selbst tragen, können Sie diese in Ihrer Steuererklärung als Reisekosten angeben. Dies umfasst auch die Verpflegungspauschalen für Abwesenheiten von über acht Stunden.

Auch die Kosten für eine doppelte Haushaltsführung sind unter Umständen abzugsfähig. Dies ist dann der Fall, wenn Ihr Lebensmittelpunkt sich in einer eigenen Wohnung in Ihrem Heimatort befindet. Wenn Sie noch bei Ihren Eltern wohnen, müssten Sie sich finanziell am Haushalt beteiligen. Die Ausgaben für Ihre Zweitwohnung am Studienort können Sie dann absetzen. Dies schließt für die ersten drei Monate auch die Verpflegungspauschalen ein.

Beachten Sie, dass Kosten für ein Erststudium unmittelbar nach Schulabschluss als erste Ausbildungsschritte zu behandeln sind und als Sonderausgaben gelten, deren Höchstgrenze bei 6.000 Euro liegt. Dies führt für Studenten jedoch nur selten zu einer tatsächlichen Steuererstattung.

Anders sieht die Situation bei Ausbildungen, dualen Studiengängen oder Zweitstudien aus. Wenn Sie beispielsweise Ihren Bachelorabschluss erworben haben und anschließend ein Masterstudium aufnehmen, wird dies als Zweitstudium betrachtet. Studienkosten können Sie in diesem Fall als Werbungskosten geltend machen. Mittels Steuererklärungen können Sie für jedes Jahr einen Verlust feststellen lassen, der dann mit den Einkünften im ersten Berufsjahr verrechnet werden kann, was zu einer Steuerersparnis führt.

Pauschale Arbeitgebererstattung für Übernachtungen

Hinsichtlich der Übernachtungskosten ist zu beachten, dass Sie lediglich die tatsächlich angefallenen Übernachtungskosten als Werbungskosten abziehen können. Hierfür benötigen Sie die Rechnung des Hotels.

Sollten Sie jedoch beispielsweise im Rahmen eines Kongresses in Berlin bei Verwandten übernachtet haben, gibt es eine alternative Möglichkeit: Für Reisen innerhalb Deutschlands existiert eine Übernachtungspauschale von 20 Euro. Diese kann Ihnen Ihr Arbeitgeber steuerfrei auszahlen. Sie ist jedoch nur in Fällen einer Arbeitgebererstattung anwendbar. Werbungskosten dürfen Sie in diesem Zusammenhang nicht geltend machen.

Pauschale für Berufskraftfahrer

Fahrer von Lastkraftwagen (Lkw) sind regelmäßig beruflich unterwegs. Auch für sie gelten die Pauschalbeträge für Verpflegung. Die oben genannten Regelungen für Inlands- und Auslandsfahrten sind hierbei relevant.

Wer in seinem Lastkraftwagen übernachtet, hat zusätzlich die Möglichkeit, pauschal 9 Euro pro Übernachtung als Werbungskosten abzusetzen. Bis zum Jahr 2023 lag diese Übernachtungspauschale bei 8 Euro.

Mit dieser Regelung sollen beispielsweise Gebühren für sanitäre Anlagen, Parkgebühren oder Kosten für die Reinigung der Schlafkabine abgedeckt werden. Erstattungen durch den Arbeitgeber sind abzuziehen. Bis zu 9 Euro pro Übernachtung kann der Arbeitgeber als Übernachtungspauschale steuerfrei auszahlen.

Der Lkw-Fahrer kann höhere tatsächliche Kosten in seiner Steuererklärung geltend machen, muss diese jedoch durch entsprechende Belege nachweisen können.